电子邮件已经成为外贸企业极为重要的信息沟通手段，人们在广泛采用电子邮件作为主要沟通手段的同时，不断对它提出了越来越高的要求，传统的邮件管理方式已经不能满足业务发展的需要，尤其作为外贸企业，对邮件的管理更为重要。 

一、外贸企业目前的困境 
    1、个别业务员为了谋取私利，私自扣下客户业务邮件进行“体外循环”，导致业务流失；2、骨干业务员跳槽，离开公司后将保存在电脑里的所有邮件备份在自己的移动硬盘里以后，格式化了硬盘； 
    3、业务员参加广交会以后，因某种原因无法上班，可他与客户交换的名片上留的是他自己的邮箱，别人无法打开它的邮箱，延误了洽谈交流的时机；业务员处理业务漫不经心，不及时处理邮箱里的业务邮件，重要邮件无法第一时间得到处理，怠慢了重要客户； 
    4、新业务员做事鲁莽，发出的报价单偶尔出错，有时打错客户邮箱地址，邮件内容得不到准确发送，导致客户不满； 
    5、业务员每天将大量的时间用于处理单据和重复性工作，历史邮件不能方便的被业务人员检索和调用，不能利用为决策参考信息，日常操作停留在手工劳动；每天收到的邮件数量庞大，由于缺乏有效整理和分析，无法对从邮件中获得的客户资料进行整理和统计管理。 
    6、由于国外邮件服务上的歧视性策略，封杀国内域名，海外客户无法收到公司的邮件，海外沟通难以得到保障。 
    在强大的市场需求下，金算盘于2006年推出了外贸邮件管理软件（keymail）。金算盘外贸邮件管理软件是为广大中小企业提供的新一代集成电子邮件商务的客户关系管理工具。该软件以外贸公司的利益为核心，提供由主要核心业务人员轻松控制、监管公司职员和客户往来邮件的功能，从而达到监管公司核心业务的目的。 

二、金算盘外贸邮管理系统（keymail）简介  
    金算盘外贸邮件管理软件（keymail）以邮件为中心，管理控制客户资源信息，体现个性化管理理念，融入CRM管理思想，解决客户需求，缩短销售周期，提高签单率，让业务变得简单轻松。  
    1、具体模块功能  
    1）公司信息权限管理模块功能  
    管理和配置公司组织机构并设置具体职员操作软件的相关权限；管理和配置公司外发邮件的形象图片和签名，强制使用签名机制，强化对外形象的统一化管理。  
    2）邮箱管理与分配模块功能  
    管理和配置公司职员邮箱，客户、供应商、一般联系人的相关邮箱；统一管理与分配公司客户信息、供应商信息、联系人信息，邮件自动分发给相应的跟进职员。  
    3）邮件审核，识别，归档，建档模块功能。  
    对发往重点客户，供应商的邮件，设置邮件审批，自动提醒审批邮件；对垃圾邮件黑名单统一管理，防止垃圾邮件入侵； 自动识别邮件，并根据相应的业务员自动分发，无法分发的邮件，由专人处理；多种方式自动归档管理往来邮件或陌生人。   
    4）金算盘外贸通邮件管理软件特色功能模块  
    产品询价报价，对公司新产品进行群报价，进行全客户范围推介；海外邮件转发，国内外邮件收发100%成功率，防止国内IP地址被误屏蔽，国内域名遭受封杀；强大统计分析，按照多种方式对往来邮件进行分析统计查询，帮助企业更好地把握市场、管理业务。